Een beloningsbeleid, leaseregeling of een ziekteverzuimbeleid. Elke zichzelf respecterende organisatie, legt beleid en/ of regelingen vast om duidelijkheid te creëren, maar waarom ontbreekt vaak een arbeidsconflictenbeleid? 4 Vragen en antwoorden die u kunnen helpen bij het opstellen van zo’n beleid.

1. BIJ WIE KAN IK EEN ARBEIDSCONFLICT MELDEN?

Conflicten kunnen op verschillende manier aan het licht komen. Wanneer een medewerker bij een van de hieronder genoemde partijen aangeeft dat hij een conflict ervaart en dat dusdanig veel invloed op hem heeft dat hij zijn werk niet meer goed kan uitvoeren, dan kan hij het conflict op verschillende manieren melden. Ieder van onderstaande mogelijkheden dient op verschillende manieren in een arbeidsconflictenbeleid te worden vastgelegd.

• Melding bij de direct leidinggevende.
• Melding bij vertrouwenspersoon.
• Melding via de Arbodienst.

2. CONFLICTBEMIDDELING – HOE WERKT DAT?

Binnen enige dagen dient de ingeschakelde leidinggevende of de vertrouwenspersoon alle betrokkenen te horen. Deze gesprekken dienen buiten de fysieke werkplek, of nabije omgeving daarvan plaats te vinden. Het doel van deze gesprekken is te komen tot een duidelijk, helder en objectief beeld van het conflict. Alle betrokken partijen zijn verplicht aan te geven welke mogelijke oplossingen zij zien voor het conflict.

In het individuele gesprek zal ook met de medewerker besproken worden in hoeverre (tijdelijk) ander werk mogelijk is (ander team, andere locatie, evt. ander bedrijf). Indien de medewerker niet meewerkt tot het bereiken van een oplossing van het conflict binnen een redelijke termijn (streeftijd drie weken), kan de werkgever opschorting van de loondoorbetaling in gang zetten.

Op basis van de gesprekken doet de ingeschakelde leidinggevende of de vertrouwenspersoon een conflictbemiddelingsvoorstel of indien dit nodig is een voorstel tot inschakeling van een externe adviseur die het conflictbemiddelingsvoorstel opstelt.

Gemiddeld in de 3e week maar uiterlijk aan het eind van de 5e week na de start van de bemiddeling van het conflict dient het bemiddelingsvoorstel afgerond te zijn. Na goedkeuring ondertekenen de betrokken partijen de gemaakte afspraken.

Is er na het vervolggesprek géén akkoord bereikt over het voorstel, dan kan Mediation in gang worden gezet.

3. HOE ZIT HET MET TERUGKEER EN BEGELEIDING?

Indien het conflict gepaard is gegaan met een periode van afwezigheid, zal de terugkeer door de leidinggevende moeten worden voorbereid. In alle openheid, voor zover dit mogelijk is, zal aan de overige collega’s uitgelegd kunnen worden wat er plaats heeft gevonden en welke acties tot op heden zijn genomen en met welk resultaat. Hierdoor wordt er toe bijgedragen dat de terugkeer binnen de afdeling minder beladen en omgeven met spanningen is.

Na terugkeer binnen de afdeling is het van belang dat de betrokkenen begeleid en gecoacht worden, zodat niet in het oude patroon van het conflict vervallen wordt. Het traject van begeleiding dient verzorgd te worden door de leidinggevende. Indien deze zelf direct betrokken is bij het conflict, dient de vertrouwenspersoon of de leidinggevende van de leidinggevende deze rol over te nemen. De begeleiding vindt plaats volgens een overeen te komen vast patroon.

4. HOE VOORTGANGSCONTROLE EN EVALUATIE TE REGELEN?

Tot slot draagt de leidinggevende of vertrouwenspersoon zorg voor een tweetal evaluaties.

De eerste vindt plaats na de terugkomst op de afdeling. Doel van deze evaluatie is lering te trekken uit de gang van zaken. Hierbij dient besproken te worden wat er goed is gegaan en wat voor verbetering vatbaar is. Hierdoor kunnen toekomstige conflicten beter behandeld worden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een evaluatieverslag.

De tweede evaluatie vindt plaats direct na de afronding van de begeleidingsfase. Hieraan wordt deel genomen door de medewerker, leidinggevende en vertrouwenspersoon (indien aanwezig). Doel van deze evaluatie is te achterhalen hoe de bemiddeling door alle partijen is ervaren. Ook deze input kan worden gebruikt voor verbetering van de afhandeling van toekomstige conflicten.

Indien u werk wilt maken van het voorkomen of op juiste wijze begeleiden van arbeidsconflicten, dan is het raadzaam om afspraken te maken over hoe om te gaan met een dreigend of reeds ontstaan arbeidsconflict en kan daartoe aanvullend worden vastgelegd in het evaluatieverslag.

Is er een conflict op de werkvloer of wenst u een arbeidsconflictenbeleid op te stellen schakel Maksimovic HR & Mediation in, specialist in arbeidsmediation en conflictbemiddeling.

Neem contact op

Met vriendelijke groet,
Marija Maksimovic