Een dossier opbouwen over het functioneren van werknemers heeft vaak niet de grootste prioriteit. Om een aantal redenen is het echter wel belangrijk en heeft een dossieropbouw een belangrijke functionaliteit. Enerzijds gaat er een positief signaal uit naar de goed functionerende werknemers. Anderzijds vergroot een goede dossieropbouw de kans op een succesvolle ontslagaanvraag van een slecht functionerende werknemer of bij een disfunctionerende werknemer.

Voorbeelden van disfunctioneren

Slecht of disfunctionerende werknemers zijn er in allerlei varianten. Denk aan werknemers die werkinstructies niet nakomen, slecht omgaan met klanten en relaties of werknemers die niet in staat zijn om bepaalde commerciële doelstellingen te halen. Maar ook voor de vaak oudere werknemer die door veranderingen van werkwijzen niet meer in staat is om aan de functie-eisen te voldoen, kan een ontslag vanwege disfunctioneren soms onvermijdelijk zijn. Bij disfunctioneren is dus niet altijd sprake van ernstig verwijtbaar gedrag zoals diefstal of geweldpleging. In die gevallen hoeft er geen ontslagprocedure te worden opgestart maar kan een ontslag op staande voet worden gegeven.

Tips & trucs voor een goed dossier

• Maak een heldere functie- en taakomschrijving en stem dit met de werknemer af zodat hij weet wat er van hem verwacht wordt;
• Voer minimaal eenmaal per jaar een beoordelings- en functioneringsgesprek en maak een concreet en duidelijk verslag;
• Laat de werknemer het verslag voor akkoord tekenen. Of indien hij weigert, tekenen voor ontvangst. Indien hij dit ook weigert stuurt u het verslag per aangetekende brief met ontvangstbevestiging naar de werknemer toe;
• Controleer of uit de eventueel van toepassing zijnde CAO verdere verplichtingen gelden voor het voeren van gesprekken en verslagen.

Wat is er nog meer belangrijk

Spreek de werknemer aan op zaken die verbeterd moeten worden en spreek af hoe dit verbeterd wordt. Maak duidelijk wat het gevolg is als er geen verbetering optreedt. Leg deze afspraken vast, met duidelijke doelen, termijnen en verantwoordelijken. Indien dit onvoldoende werkt, maak een actieplan met zo nodig begeleiding van een derde. Biedt interne hulp aan zoals intensieve begeleiding, werkplek- of werktijdaanpassingen. Of externe hulp in de vorm van scholing of coaching. Hanteer daarbij steeds redelijke termijnen voor verbetering en maak duidelijk wat het gevolg is als er geen verbetering optreedt. Geef (schriftelijk) een ‘laatste waarschuwing’ of ‘laatste termijn’ om het functioneren te kunnen verbeteren.

Heeft u hulp nodig bij het opzetten van een goed dossier of bij het begeleiden van een verbetertraject, schakel Maksimovic HR & Mediation in, specialist in personeelsadvies.

Neem contact op

Met vriendelijke groet,
Marija Maksimovic